2013年10月3日木曜日

ORGANIZATION


受託開発だろうとなんだろうと、技術が中心だ。

でも、技術が中心にならないことが多くって、だからSIはオワコンとか言われてしまうんだと思う。
受託開発で技術を真ん中に持ってくるには、はじめのはじめから変えないとダメだ。
だから、提案についてちょっぴり勉強をはじめてみました。
APMPのテキストを読んだ感想など書いてみます。

構成(ORGANIZATION)

構成はビジネス文書の鍵となる。提案書も同じだ。
よい構成であれば書きやすい。ライティングスキルに自信がなければなおさらだ。
ひどい構成の提案書は救いようがない。

提案書を読む人は、主に次の2つを要求する。

  • すぐにみつけられる。
  • すぐに理解できる。


全てを読んでくれる評価者はほとんどいない。
小説のように、はじめから順に終わりまで読んではくれない。
評価項目ごとに、回答をを探し、評価するという手順を繰り返す。

よい構成の提案書は次の特徴を持つ。

  • 構成を示し、そのとおりになっている。
  • キーポイントを明確にし、評価者がわかりやすい。
  • カスタマーフォーカスで、何が重要か、評価者の立場で考えられている。
  • 評価者が構成を理解し、必要な情報をすぐに見つけられ、その内容を理解できるように、複数の表現を用いている


提案依頼書で示された構成に従いなさい

このガイドに違反してもいいから、とにかく、提案依頼書で示された構成に従いなさい。
指定がなければ、内容、サイズ、構成について聞きましょう。
そのときは、オープンクエスチョンよりクローズドクエスチョンを使いなさい。
ここを確認しておくと、それをしていない競合より優位になります。

秩序立てて考え、早く、効率的に欠けるように一貫したプロセスに従いなさい

POWeRステップを使うとよい。

Planning:計画


  • 目的を決める
  • 対象者を分析する
  • メッセージを分析する
  • 最適な媒体を選ぶ
  • コンテンツをつくる

Organizing:構成


  • お客様に指定されたとおりにする
  • サマリーの後に詳細
  • 4-Boxアプローチを使う
  • 強調すべき点を決める

Writing:執筆


  • ドラフト
  • 強調テクニックを使う

Examining:検証


  • 精錬させる
  • 外部レビュー(同僚、マネージャー、お客様)

Revising/Rehearsing:遂行


  • メッセージをはっきりと
  • メッセージを簡潔に
  • メッセージを正確に


※eだけ小文字なのは、大文字:執筆者、小文字:その他 の意味

3.評価しやすいように構成しなさい

評価者は次の表現に目がいく。

  • 見出し
  • 図
  • アクションキャプション
  • 色
  • 余白
  • 大きな字、太字、色付きの字
  • はじめの段落
  • 箇条書き
  • 吹き出し
  • ヘッダー、フッダー


これらをうまく組み合わせることが重要だ。
提案書を全て読まなければならない構成だと、大抵負ける。

4.全てのレベルでまとめなさい

ページ、パラグラフ、センテンスのはじめが最も重要だ。
そして、それぞれの最後が次に重要だ。
時間がなければ、オープニングサマリーとクロージングサマリーに注力しなさい。
サマリーと導入を誤解してはいけない。
サマリーは簡潔に重要な点を示したもの。
導入は内容のプレビューだ。
この2つを混ぜてはいけない。
サマリーをはっきり書き、その後に導入を書くとよい。
サマリーの書き方はexecutive summaryと同様だ。

5.似たアイディアはまとめなさい

次のような場合、うまくまとめなければならない。

  • 同じような要求項目がばらけている
  • 異なる要求に同じソリューションが必要
  • 複数の執筆者が気付かずに同じようなことを書いてしまう
  • 同じ原稿から複数の執筆者が書く


ストーリーボードを使ってうまく整理しましょう。
クロスレファレンスをさけるためには、次のようにするとよい。

1.2.3にも記載していますが、再掲します。
概要をここに示します。詳細は1.2.3をご参照ください。

6.セットアップは短くしなさい

本文の前にセットアップが必要なことがある。


  1. あなたの言葉でニーズを書きなさい。提案依頼書のコピーはダメ(理解していないと思われる)。
  2. value proposition(価値提案)かベネフィットから書きなさい。使い古された決まり文句はダメ(提案の機会を与えていただき・・・とか)。
  3. 1文か1フレーズにしましょう。


7.最も重要な点をはじめに書きなさい

大事な順に書かれているか常に意識しなさい。

8.評価者が期待に合わせて、文体やスタイルを章ごとに調整しなさい

エグゼクティブが読むところは図を用いてわかりやすく書いたり、
技術者が読むところは、技術的な内容を詳細に書いたりして、
調整しましょう。
ただし、技術書ではないので、わかりやすいサマリーをはじめに書くのは
一貫して重要だ。

9.ドラフトを前にメッセージを構成するのに役立つテンプレートを使いなさい

4-Boxテンプレートなどをうまく使いましょう。

提案のポイントってところに、「○○を示します。」って書いてある提案書がよくある。
まさに、サマリーと導入を誤解してる。





ネタ：APMP Proposal Guide: the Foundation Accreditation Study Guide
https://apmp.site-ym.com/store/view_product.asp?id=1018152
参考：kumi shiki blog
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